申报资料与系统操作 编号 #137
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用一份受控文件清单统管：编号、名称、版本、生效日期、持有人、作废回收记录。现行版本加盖受控章分发，旧版当日收回并盖作废章，电子档设只读权限统一存放。兰州某调味品厂审核当天现场出现两份清洗规程，无法判断哪份有效，被开不符合项。建议审核前一周冻结发放，按清单逐份核对持有人版本。
详细说明
受控文件清单的字段
文件编号、名称、版本号、生效日期、编制审核批准人、分发号、持有人岗位与回收记录；外来文件（法规、客户标准、供应商证书）单列清单并标注来源与获取日期。
版本更替的三个动作
- 新版批准后编制发放记录，按分发号逐人签收。
- 旧版同日收回，盖作废章后集中存放或登记销毁。
- 电子文档设权限，旧版移入归档目录，不能再被调用打印。
审核前的专项核对
- 按清单抽查车间现场版本，重点是清洗、换产、投料类作业指引。
- 白班与夜班使用的文件分别核对，防止交接点遗留旧版。
- 外来标准确认是否为现行有效版本。
- 客户指定格式与内部受控版本并存时，现场以内部受控版为依据，作废电子文件加水印并限制下载。 兰州企业在审核前一周冻结文件发放，任何修改走紧急放行单，确保现场与清单一致。
